jueves, 30 de agosto de 2012
Caso ESA CAFETERA ES UN PEROL
Caso: ESA CAFETERA ES UN PEROL…
La empresa, esa Cafetera es un perol S.A, se
dedica a la fabricación y comercialización de
Auto Partes y su Materia Prima es importada de diferentes países,
Cafetera ha estado en el mercado por varios años y ha logrado un posicionamiento
gracias a la calidad de sus productos, así mismo ha avanzado tecnológica y
administrativamente de acuerdo a los retos que imponga el mercado en el que se
desenvuelve.
La compañía consta de una sede principal,
ubicada en la Ciudad Bonita, donde se encuentra tanto la planta de producción
como las oficinas administrativas, también dispone de una bodega para el
almacenamiento de Materia Prima y Producto terminado ubicada dentro de la zona
de actividad logística, ZAL.
La empresa está dividida por departamentos,
que están interrelacionados, es decir cada labor realizada afecta directa e
indirectamente el proceso de las demás áreas.
Cierto día, Don Cadilak, Gerente
Administrativo, llevado por el caos de la empresa a falta de materia prima para
producir los ejes diferenciales, cito a reunión a los principales implicados en
el problema.
Fueron llegando a la sala de juntas uno a uno
con su pensamiento macabro, buscando un culpable a quien crucificar.
La reunión comienza con un fuerte grito de Don
Cadilak.
Don Cadilak: Que esta pasando con uds, cuál es
la razón que no tengamos Materia Prima?!
Se sintió un silencio absoluto en la sala,
nadie decía nada al respecto así que Don Cadilak, se dirigió al Señor Aveo,
siendo este el principal sospechoso.
Señor Aveo: (Jefe de Compras), Que pena con
ud, Don Cadilak, pero aca tengo los mails recibidos de Producción solicitando
la cantidad de Materia Prima requerida para el mes, y esto fue lo que yo me
dispuse a comprar.
De esta manera, el señor Captiva, salta de furia
defendiéndose!
Señor Captiva: (Jefe de Producción), Lo siento
mucho, pero mis requerimientos de compra fueron basados en lo que Mercadeo
dispuso para ventas y pedidos, asumo que se han aumentado los desperdicios de
Materia Prima pero esto es culpa de la maquinaria arcaica que aun conservamos y
que he insistido en cambiar para estar a la moda!
Allí es donde una Señora muy dedo parado, hace
su intervención.
Sra Cruize: (Jefe de Mercadeo y Ventas), Perdóname
pero discúlpame, la verdad me parece tenaz tenaz tenaz! Que me culpen de las
malas actuaciones y mediocridad de mis compañeros, Yo baso mi informe en los
pedidos y pronósticos de ventas que pienso llevar a cabo en los meses
siguientes, ud sabe que soy una persona muy capaz de vender hasta un tornillo y
que esta compañía ha crecido gracias a mis ventas.
Señor Aveo: Pues mi señora, ahí esta el
problema ya que no es lo que ud piensa que puede llegar a vender sino en lo que
realmente va a hacer, por ende don Cadilak las decisiones de compras se basan
en sensaciones y no en información clara y concisa.
Don Cadilak: Bueno dejémonos de echarnos la
culpa y busquemos una solución, por qué no se hace uso de el stock de este
producto?
Señor Twingo: (Jefe de bodega), resalta que no
cuenta con un inventario de este producto ya que el almacén esta
sobredimensionado con otra cantidad de referencias que han tenido poca salida
al mercado.
La reunión termina con una fuerte intervención
de Don Cadilak.
Don Cadilak: Hubiese podido morir engañado, ya
que a mi parecer, la empresa parecía estar muy bien estructurada pero me doy
cuenta que a menudo por falta de logística y comunicación entre los
departamentos se incurren en altibajos que ponen a la empresa en aprietos, y
que esto puede conllevar a sobre costos o no cumplirle a los clientes.
De esta manera Don Cadilak, destinara a un
grupo de expertos en logística (Juan Pablo Noriega, Clara Rosero y Yulie
Toloza) para que estudie el caso y brinde una solución oportuna.
Semanas después, la Empresa Tome pa’ que lleve
logistic, presento un informe con las siguientes falencias y así mismo envió un
clip con la solución pertinente.
Informe de Gestion ESA CAFETERA ES UN PEROL S.A.
INFORME DE GESTION
“ESA CAFETERA ES UN
PEROL S.A”
El problema radica
principalmente en una carencia de una
visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa estaba
generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como
los materiales no fluían correctamente, los procesos estaban diseñados de
manera que no existe un flujo de información entre los distintos departamentos. Los procesos se habían
definido por cada uno de los departamentos habiendo diseñado procesos estancos
que generan ineficiencias cuando el proceso cruza varias áreas. Por ejemplo, se
encontraban documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios
departamentos ya que unos no eran conscientes que los otros lo hacían o
planificaciones de necesidades de materiales que generaba producción y que
compras no empleaba por desconocer su existencia.
Así mismo existen
frecuentemente problemas en la gestión de aprovisionamientos, debido a la falta
de información y de procedimientos en la organización, el departamento de
compras no podía tomar decisiones basadas en la información sino en las sensaciones,
lo que llevaba a una situación caótica con almacenes sobredimensionados y al
mismo tiempo con continuas roturas de stocks o al contrario no se realizaban
las compras de la cantidad completa de la materia prima que se necesitaba para fabricación
y esto conllevaba a una falta de producto o a un cambio de línea por falta de
cierto material.
Adjuntamos video clip con
la solución a cargo del Gerente de la empresa “Tome pa’ que lleve”.
sábado, 18 de agosto de 2012
viernes, 17 de agosto de 2012
sábado, 11 de agosto de 2012
PASO 3
Paso 3
Mover
Programar los despachos que se tienen comprometidos a los
clientes, dependiendo de la necesidad solicitada, tiempo de entrega,
restricciones viales, restricción de calidad en el producto.
Coordinar el transporte dependiendo de la necesidad del
producto, transporte especializado como refrigeración o no.
Tener infraestructura especializada, con espacio adecuado y
equipos necesarios para la conservación de los productos.
Guardar
Contar con el personal adecuado, capacitado especializado y
responsable.
Realizar pronósticos de ventas para conocer y analizar la
cantidad de producción que se requiere en el mes o periodo estipulado.
Cumplir con los niveles de producción en el tiempo estipulado
Hacer un análisis del flujo de producto para poder tener y
controlar el stock de producto terminado así poder suplir todas las necesidades
del cliente, sin manejar Backorder, y mejorar las ventas en el mes cumpliendo
con el presupuesto
Controlar y manejar los despachos de forma correcta,
cumpliendo con los tiempos estipulados y comprometidos al cliente, asegurando
la calidad del producto.
Planear y Comprar
La planeación incurre en todos los niveles de producción y
despacho, teniendo en cuenta todos los análisis debidos y necesarios para poder
responder al cliente en su momento esperado, sin retrasos y así esperar un
flujo continuo de producto terminado hacia los clientes, disminuyendo el re
trabajo y evitar el sobre Stock en el almacén.
PASO 2
PASO 2
Es una logística regular, que pasa muy a menudo en nuestras
empresas, donde se emiten las ordenes sin hacer previo conocimiento y análisis de
los procesos que se tienen que tener en cuenta para poder cumplir con todas las
necesidades del cliente, sin re trabajos y cayendo así en los errores mas
comunes que pueden suceder.
Hace una venta sin cumplir con las cuotas y sin cumplir al
cliente, realiza un despacho sin premeditar tiempos de entrega tiempo de
recorrido restricción vial, empaques, embajales, bodegajes, almacenamientos, realizan
un transporte sin tener en cuenta las condiciones que el producto debe viajar.
No se tiene control de despacho, no se tiene análisis de
empaque e inventario, no se tiene control de presupuesto y reservas de flota de
transporte especializado para el manejo del producto.
Logística que se debe adelantar en la empresa
Plan de negocios bien armado, que se haga conocer y difundir
en toda la compañía, así teniendo las metas claras y los objetivos concretos. Integración
de procesos donde la comunicación sea una base importante y se tengan las funciones
de cada persona que ejerce su labor en el proceso.
Empezando por tener la información concreta del plan de producción,
del plan de ventas, de la cantidad de inventario necesitado para cumplir con el
presupuesto de ventas, teniendo en cuenta el stock de seguridad, y teniendo claro las necesidades que requiere
los productos a despachar, se deberá hacer las reservas necesarias para su
momento de despacho y control de calidad requerido para no tener demora en la
salida y liberación del producto. Asi se podrá cumplir en el tiempo estipulado
las necesidades del cliente y el presupuesto de ventas
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